RECHERCHEV dans Excel : espion ou détective privé ?
Aujourd’hui, plongeons-nous dans l’une des fonctionnalités les plus intéressantes d’Excel : la fonction RECHERCHEV. Que vous soyez un professionnel chevronné ou un débutant ambitieux, cet article vous guidera pas à pas pour exploiter tout le potentiel de cette formule.
Voyez la fonction RECHERCHEV comme un assistant personnel qui trouve l’aiguille dans la botte de foin de vos données, de manière automatisée et rapide !
1 – Comprendre la fonction RECHERCHEV dans Excel
La formule RECHERCHEV, ou RECHERCHE VERTICALE, est un joyau d’Excel qui fêtera bientôt ses 40 ans. Elle existe depuis la sortie officiel de la première version d’Excel le 30 septembre 1985.
=RECHERCHEV , quésaco ?
Même si assez âgée, cette fonction reste une des plus utilisées. Cependant, elle n’est pas évidente à définir avec des mots. [J’ai essayé, tourné ma description dans tous les sens, mais rien y fait. À chaque fois le résultat est une définition longue et peu claire. Bref, je n’ai pas su faire mieux que la définition officielle.]
J’ai donc décidé de vous laisser la définition d’Excel : la fonction RECHERCHEV cherche une valeur dans la première colonne à gauche d’un tableau, puis renvoie une valeur dans la même ligne à partir d’une colonne spécifiée. [Je vous l’avais dit, expliqué cette formule avec des mots, c’est pas facile.]
C’est peut-être encore flou, et je vous comprends. Vous comprendrez tout de suite son fonctionnement et la puissance de cette formule dans les exemples qui suivent.
Comment fonctionne la formule RECHERCHEV Excel ?
” Une image vaut mille mots ”
Confucios
Considérez la fonction RECHERCHE Verticale comme un assistant personnel, rapide et très efficace. Vous lui fournissez une valeur cible, et elle parcourt une colonne de données pour la trouver, renvoyant ensuite les informations associées à cette valeur.
Dans l’ensemble de cet article, nous allons utiliser l’exemple concret ci-dessous. Il s’agit d’un tableau de données regroupant des villes de France en première colonne, leur code postal et la population pour 3 années différentes dans les autres colonnes. L’objectif de la fonction RECHERCHEV, sera de renvoyer des données en fonction de la ville recherchée.
Imaginons dans un premier temps que nous souhaitons rechercher la population en 2014 pour la ville de Nantes. Voici comment fonctionne la formule RECHERCHEV : il faut imaginer qu’elle exécute 4 actions consécutives :
- Tout d’abord la formule sélectionne le tableau de recherche
- Ensuite la formule va rechercher la valeur cible “Nantes” dans la première colonne
- Une fois la valeur trouvée, elle garde en mémoire la ligne où se situe la valeur recherchée (ici Nantes se situe en ligne 8)
- Enfin, elle renvoie le résultat trouvé, qui correspond à la valeur de la cellule se trouvant à l’intersection de la ligne en question et la colonne de résultat, la population en 2014.
Pourquoi utiliser la fonction RECHERCHEV Excel ?
La RECHERCHE Verticale simplifie la localisation rapide des données, accélérant ainsi le processus d’analyse. Elle permet une gestion efficace des bases de données, ce qui est crucial pour toute personne cherchant à optimiser son utilisation d’Excel.
Elle s’avère particulièrement utile lorsque vous avez une grande quantité de données et que vous avez besoin d’extraire des informations spécifiques.
2 – Apprendre à utiliser la fonction RECHERCHEV dans Excel
La fonction recherche se définit de la manière suivant :
=RECHERCHEV(valeur_cherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])
Les 4 paramètres/arguments de la fonction RECHERCHEV sont :
- valeur_cherchée = Valeur à rechercher, valeur de recherche, valeur cible : correspond à l’élément que vous souhaitez trouver dans la première colonne du tableau
- table_matrice = Tableau de recherche, plage de cellule de recherche : correspond au terrain de chasse où Excel doit fouiller.
- no_index_col = Numéro de colonne, colonne de résultat : correspond à l’emplacement de la colonne où la donnée trouvée sera à extraire.
- [valeur_proche] = Type de recherche (facultatif) : permet de définir la précision de recherche selon vos besoins. Vous pouvez spécifier ici si vous souhaitez une correspondance approximative, renseigné VRAI ; ou alors une correspondance exacte, renseignez FAUX. Ce paramètre de la fonction est facultatif, d’où son information entre [ ], si vous ne précisez pas, la valeur par défaut sera toujours VRAI, donc une correspondance approximative
Points importants : ACHTUNG !!
*ATTENTION : il est très important pour le bon fonctionnement de la formule, que la valeur recherchée se trouve dans la première colonne du tableau de recherche. Si la valeur cible se trouve en cellule B6, il faudra définir une plage de recherche commençant la colonne B.
** ATTENTION : le numéro de colonne est compté en commençant à 1 pour la première colonne du tableau de recherche, en non en commençant par la colonne A.
Par exemple, si nous cherchons la population en 2009 en recherchant avec le code postal pour la ville de Toulouse, alors la formule devient :
=RECHERCHEV(G2;B3:E11;4;FAUX)
Vous remarquerez que la plage de recherche commence en 1, en colonne B, où se situe la liste des codes postaux, et que la colonne E où se situe la population en 2009 se trouve en 4ème position de ce tableau.
Exemple concret : suivez le guide
Comme je vous l’ai précisé plus tôt, vous comprendrez mieux avec un exemple concret.
En repartant de notre tableau de données sur les villes de France, nous recherchons maintenant à trouver le code postal en H2, de la ville recherchée en G2, ici Toulouse. La formule à renseigner en H2 est la suivante :
=RECHERCHEV(G2;A3:E11;2;FAUX)
Allez, décortiquons cela ensemble :
- valeur_cherchée = G2, nous cherchons à trouver le code postal de la ville renseignée en G2, Toulouse
- table_matrice = A3:E11, nous allons chercher Toulouse dans la première colonne de cette plage, et ensuite chercher dans toutes les colonnes de cette plage
- no_index_col = 2, la colonne comportant les codes postaux se trouve en deuxième position dans la plage sélectionnée
- correspondance = FAUX, nous souhaitons ici une recherche exacte
La formule procède donc à la recherche, et trouve le code postal de Toulouse et le renvoi dans notre cellule G4. Pour reprendre le code couleur du processus, voici ce que cela donne :
=RECHERCHEV(valeur_cherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])
= RECHERCHEV(G2;A3:E11;2;FAUX)
= 31555
3 – Astuces avancées pour maîtriser la fonction RECHERCHEV
Utilisez l’éditeur de formule pour mieux visualiser
Pour plus de facilité et de lisibilité dans la création de votre formule RECHERCHEV, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’Excel ”Insérer une fonction” :
- Placez-vous dans la cellule de résultat souhaité, ici G4 commencé à renseigner “=recherchev”. Descendez avec les flèches de votre clavier pour sélectionner dans le menu déroulant la formule “RECHERCHEV”
- Allez ensuite dans l’onglet “Formule” du ruban principal Excel
- Sélectionné ensuite “Insérer une fonction”
- Renseigner les différents arguments de la fonction pour concevoir celle-ci de manière à trouver le résultat souhaité.
- Pour finir, cliquez sur “OK” et le résultat “31555” s’affichera en cellule G4
Trier vos données avant d’effectuer une recherche
” Mieux vaut prévenir, que guérir ”
Proverbe français
Un truc essentiel et indispensable avant d’utiliser la fonction RECHERCHEV est de trier vos données correctement. Assurez-vous que vos données sont bien organisées et, dans la plupart des cas, pensez à trier votre tableau de manière à ce que la colonne de recherche soit classée dans le sens croissant (du plus petit au plus grand).
Intégrer la fonction RECHERCHEV dans d’autres formules
La fonction RECHERCHE Verticale, en soi, est une étoile qui brille dans le firmament d’Excel, mais imaginez ce qui se passe lorsque cette étoile s’aligne avec d’autres constellations de fonctions. [bon ok, je vous l’accorde, si vous n’êtes pas fan d’astronomie cette allégorie est un peu pompeuse. . .]
L’intégration de la formule RECHERCHEV dans ou avec d’autres fonctions offre un potentiel d’analyse encore plus avancé. Je vous laisse en juger par vous-même avec l’exemple ci-dessous :
RECHERCHEV et MOYENNE : nous allons chercher à calculer la population moyenne de Toulouse entre 2014 et 2020. L’objectif est de trouver automatiquement la population de Toulouse en 2020, et en 2014, puis d’en faire la moyenne. Voici la formule :
=MOYENNE(RECHERCHEV(G2;A3:E11;3;FAUX);RECHERCHEV(G2;A3:E11;4;FAUX)
Tout l’intérêt de cette formule est que pour avoir la population moyenne entre 2014 et 2020, il vous suffit de remplacer le critère de colonne “3” de la formule précédent par 5.
Et si vous voulez une population moyenne pour Nantes, il vous suffit de renseigner Nantes en G2 et faire Entrée.
5 – Gestion des erreurs courantes : un passage obligé
La fonction RECHERCHEV est puissante, mais comme toute arme redoutable, elle nécessite une maîtrise totale pour éviter les erreurs.
L’erreur #N/A
L’erreur la plus fréquente de cette formule est “#N/A“. Cela indique que la valeur recherchée n’a pas été trouvée. Pour rendre votre feuille de calcul plus robuste, enveloppez votre formule RECHERCHEV avec la fonction SI.ERREUR. Cela permet de spécifier une valeur de substitution si une erreur se produit. Par exemple :
=SI.ERREUR(RECHERCHEV(A2, B:C, 2, FAUX), “Non trouvé”)
Ainsi, même si la valeur recherchée est introuvable, la cellule affichera “Non trouvé” au lieu de l’erreur.
Vous pouvez aussi, vérifier votre formule en vous reportant aux points d’attentions du chapitre 2. [rappelez-vous : ACHTUNG !!!]
La valeur trouvée ne correspond pas à votre recherche
Lorsque les données ne sont pas triées correctement, la RECHERCHEV peut renvoyer des résultats inattendus.
Si il est trop compliqué de trier vos données uniquement pour cette formule, vous pouvez essayer de passer l’argument [valeur_proche], qui définit le type de recherche, à FAUX, pour rechercher une correspondance exacte.
Si cela ne marche pas, triez vos données ou utilisez une autre formule.
6 – 3 variantes de la fonction RECHERCHEV Excel
La fonction RECHERCHEV est la plus connue et la plus utilisée. Mais saviez-vous qu’il existe 3 variantes à celle-ci ?
- RECHERCHEH (l’équivalent de RECHERCHEV mais pour une recherche horizontale. Elle est beaucoup moins utilisée)
- RECHERCHE (plus générale, c’est une forme vectorielle qui très peu utilisée)
- RECHERCHEX (c’est la plus puissante à mes yeux, car elle remplace RECHERCHEV et RECHERCHEH, et est plus simple à utiliser. Lisez l’article complet ici)
7 – Ce qu’il faut retenir
En résumé, la fonction RECHERCHEV est un outil indispensable pour tout utilisateur d’Excel cherchant à optimiser sa productivité. En incorporant ces astuces et en explorant les fonctionnalités avancées, vous deviendrez un maître de la recherche de données.
Mais attention à respecter certains prérequis dans l’organisation de vos données, ainsi que dans la syntaxe de la formule.
8 – Les 5 questions les plus fréquentes
- Q1. Comment éviter les erreurs avec RECHERCHEV ?
La prévention des erreurs commence par une compréhension approfondie de la fonction, le sujet précis de cet article. Assurez-vous que vos données sont triées correctement et comprenez le type de recherche (approximative ou exacte) que vous utilisez. Vous pouvez aussi utiliser des références absolues ou des références mixtes pour fiabiliser votre formule.
- Q2. Pourquoi est-il crucial de trier les données avant d’utiliser RECHERCHEV ?
Le tri des données optimise la recherche de RECHERCHEV, améliorant ainsi son efficacité.
- Q3. Est-ce que je peux utiliser RECHERCHEV pour des données non numériques?
Absolument ! RECHERCHEV fonctionne aussi bien avec des données textuelles que numériques. Il est polyvalent et s’adapte à diverses situations.
- Q4. La RECHERCHEV est-elle adaptée à tous les types de données?
Bien que puissante, la RechercheV fonctionne mieux avec des données bien organisées et structurées. Des données chaotiques peuvent conduire à des résultats inattendus. Nous expliquerons comment préparer vos données pour une utilisation optimale.
- Q5. Quelles sont les possibilités d’intégration de la fonction RECHERCHEV dans d’autres formules ?
Vous pouvez l’intégrer dans des formules telles que SOMME pour effectuer des analyses plus avancées, comme illustré dans l’article. Je vous invite à relire le dernier point de l’article 3 sur la combinaison des formules RECHERCHEV et MOYENNE.
9 – Ressources supplémentaires
Pour compléter vos compétences Excel autour de la fonction RECHERCHEV, vous pouvez aussi lire les articles :
- Fonctionne SOMME
- fonction SIERREUR
- RECHERCHEH
- RECHERCHEX