Macro sur Excel : guide complet pour automatiser vos tâches !

Utiliser une macro sur Excel, c’est comme avoir un robot personnel pour faire toutes vos tâches répétitives, génial non ?

Plongez dans l’univers fascinant de l’automatisation sur Excel, où chaque clic devient une opportunité d’efficacité. En tant que passionné d’Excel, je vous dévoile les secrets des macros, ces petites merveilles qui transforment vos tâches répétitives en actions automatisées.

Découvrez comment libérer le potentiel caché de vos données, simplifier vos processus et gagner un temps précieux au quotidien. [Pour faire simple, nous allons explorer ensemble les étapes pour créer, optimiser et intégrer vos macros dans Excel.]

Prêt à révolutionner votre façon de travailler avec Excel ?

Attachez vos zeindures… et zé bardi !

1 – Pourquoi utiliser les macros sur Excel ?

Qu’est-ce qu’une macro et son utilité dans Excel ?

Une macro sur Excel est un enregistrement d’une série d’instructions automatisées permettant d’effectuer des tâches répétitives. En d’autres termes, elle enregistre vos actions pour les reproduire ultérieurement.

Cela peut inclure des manipulations de cellules, des mises en forme ou d’autres opérations plus complexes.

Avantages de l’automatisation des tâches avec les macros

L’automatisation des tâches via les macros offre plusieurs avantages :

• elle réduit les erreurs humaines, car les actions sont préenregistrées
• elle améliore la productivité en exécutant rapidement des processus complexes
• elle permet de maintenir la cohérence dans vos feuilles de calcul

En exploitant les macros, vous gagnez un temps précieux, car Excel exécute ces actions à votre place. Cela s’avère particulièrement avantageux lorsqu’il s’agit de tâches volumineuses et monotones. [ Oui, on est bien d’accord, le but c’est de faire-faire le sale boulot à vos macros 😉 ]

2 – Prérequis pour la création de votre première macro

Activer l’onglet “Développeur”

Avant de créer votre première macro, je vous guide à travers les étapes d’activation des fonctionnalités nécessaires dans Excel :

1. Ouvrez Excel et accédez à l’onglet Fichier.
   
2. Sélectionnez Options pour accéder à la fenêtre des options Excel.
   
3. Cliquez sur Personnaliser le ruban.
4. Cochez la case Développeur
5. Cliquez sur OK.
   

Cette activation vous permettra d’accéder à l’onglet Développeur, où vous trouverez les outils nécessaires à la création de macros.

Avoir une idée précise des actions que vous souhaitez reproduire

La macro va reproduire une série d’actions que vous allez enregistrer. Comme pour tout enregistrement (vidéo, musique…) il y a une phase de préparation.

Ne négligez pas cette étape, car vous gagnerez du temps si vos données et sont préparées et si vous avez une idée précise des actions que vous souhaitez enregistrer.

Contexte : dans l’exemple qui va suivre, nous disposons d’un tableau de suivi des commandes dans lequel nous voulons intégrer une image pour renseigner l’entreprise gestionnaire de l’expédition. Nous allons créer deux macros pour importer automatiquement le logo en colonne H d’UPS ou de CHRONOPOST.

Pour cela, voici l’idée précise à avoir en tête avant l’enregistrement de la macro :

1. je dois me placer dans la cellule où je veux importer la première image
2. je vais enregistrer l’importation de l’image dans cette cellule
3. je vais enregistrer la modification du format et des propriétés de l’image

3 – Tutoriel : créer et exécutiez votre première macro

Il y a plusieurs manière de programmer des actions. La plus complexe, mais aussi la plus puissante, est la programmation en langage VBA (Visual Basic for Applications). Ce n’est pas le sujet de cet article, mais si vous voulez en savoir plus, vous pouvez lire cet article complet sur la programmation VBA sur Excel.

Nous allons aborder la manière la plus simple d’automatiser des actions : l’enregistrement des macros.

Enregistrez vos actions pour générer la macro

Une fois dans l’éditeur VBA, je vous guiderai à travers le processus d’enregistrement des actions :

1. Placez-vous dans la cellule H2
2. Rendez-vous dans l’onglet Développeur.
3. Commencez l’enregistrement en cliquant sur Enregistreur de macros.
   
4. Dans la fenêtre Enregistrer une macro, précisez :
   • le Nom de la macro (A) : ici j’ai renseigné “Import_logo_UPS” (facultatif)
   • vous pouvez préciser une Touche de raccourci (B) pour appeler automatiquement votre macro : ici j’ai renseigné “q” pour exécuter la macro avec le raccourci “Ctrl+q” (facultatif)
   • la Description (C) : préciser l’action de votre macro (facultatif)
5. Cliquez sur OK.
   
6. ( À partir de ce moment, vous êtes en mode enregistrement. Vous remarquerez que le logo Enregistrer une macro s’est transformé en Arrêter l’enregistrement)
   
7. Enregistrez la macro souhaité : je vous précise ci-dessous les actions pour cet exemple :
   • Allez dans l’onglet Insertion (A), puis cliquez sur Illustration (B), Images et enfin “Insérer une image à partir de” Cet appareil (C)
     
   • Recherchez votre image, sélectionnez-la (D) et cliquez sur Insérer (E)
     
   • Faîtes clique-droit sur l’image et sélectionnez Taille et propriétés (F), puis dans Format de l’image (G), puis Taille (H) renseignez la hauteur idéale (ici 0,9 cm)
     
8. Arrêtez l’enregistrement une fois vos actions terminées en cliquant sur Arrêter l’enregistrement.
   

4 – Testez et modifiez votre macro sur Excel

Félicitation !!

Vous avez créé avec succès votre première macro. [Enfin avec “succès”, pas sûr. . . Pour en être certain, il faut l’essayer !]

Après avoir enregistré vos actions, le moment est venu de tester votre macro. Pour exécuter votre macro il existe plusieurs possibilités, en voici deux.

Appelez votre macro avec un raccourci clavier

1. Placez-vous dans la cellule où vous souhaitez intégrer un nouveau logo UPS pour renseigner l’expédition, ici.
2. Appuyez simultanément sur Ctrl+q et votre image s’intègre automatiquement [Magique n’est-ce pas ?]

Pour rappel, le raccourci clavier à été défini à l’étape 4 de la création de votre macro, nous avions choisi la lettre “q“.

Exécutez votre macro sur Excel avec un bouton de commande

Légèrement plus longue à mettre en place, mais je préfère cette méthode car il est simple de pouvoir partager son fichier sans devoir expliquer quel raccourci utiliser pour exécuter la macro.

Il est important de donner un nom logique et cohérent à votre bouton pour que celui soit parlant pour tous les (futurs) utilisateurs du fichier.

1. Allez dans l’onglet Développeur
2. Puis dans Insérer
3. Ensuite, sélectionnez Bouton
   
4. Dessinez votre bouton comme une forme classique [ASTUCE : placez vos boutons dans la ligne d’entête, comme cela si celle-ci est figée, vous aurez toujours accès à vous bouton. Cet article détaille comment figer une ligne sur Excel]
5. Dans la fenêtre Affecter une macro, sélectionnez la macro (A) que vous avez crée : ici c’est “Import_logo_UPS”, puis cliquez sur OK (B).
   
6. Faîtes clique-droit sur votre bouton et ensuite Modifier le texte, remplacer le texte existant par “UPS”.
   
7. Placez-vous dans la cellule souhaitée pour l’import du logo UPS, ici H5.
8. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton et votre image s’intègre automatiquement.

Votre fichier est désormais prêt à intégrer automatiquement en un clic et en une seconde une image du logo UPS correctement dimensionné :

Modifiez les paramètres de votre macro sur Excel

Pour modifier les paramètres de votre macro (nom, raccourcis…), voici les étapes à suivre :

1. Accédez à l’onglet Développeur dans la barre de menu Excel.
2. Cliquez ensuite sur Macro
3. Dans la fenêtre Macro qui s’ouvre, cliquez sur Options…
4. Modifiez les paramètres dans Options de macro puis validez avec OK

Allons plus loin… modifiez le contenu de votre macro sur Excel

Pour modifier votre macro vous pouvez repartir de l’étape 2 ci-dessus puis cliquez sur Modifier (A).

Cela ouvre la fenêtre VBA et affiche le code associé aux actions enregistrées. Cela paraît compliqué, mais pas tant que ça, vous allez voir. [Je vais faire de mon mieux pour vous expliquer le fonctionnement simplement].

Voici le détail du code :

1. La commande Sub () est la déclaration de début de votre programme. Elle est suivie par le nom de votre macro, ici : Import_Logo_UPS
2. Les lignes commençant par un apostrophe ‘ sont en police verte car il s’agit de commentaire qui n’agissent pas sur votre code. Vous remarquerez qu’on y retrouve les paramètres de la macro (nom, touche de raccourci et description)
3. Ici sont regroupées toutes les actions que vous avez réalisées successivement lors de l’enregistrement de la macro, dans l’ordre dans lesquels elles ont été réalisées.
4. End Sub et la commande qui clôture

En regardant de plus près, vous remarquerez que la première ligne de commande (ci-dessous) concerne l’import de l’image, avec son adresse et son nom :

ActiveSheet.Pictures.Insert(“C:\Users\jemap\Downloads\ups.jpg“).Select

Vous pouvez maintenant créer une deuxième macro pour l’image CHRONOPOST, simplement en remplacement le nom de l’image, en 5 secondes grâce à ce programme VBA !

Voici comment faire :

1. Copier l’ensemble du code de programmation
2. Placez-vous à la dernière ligne et faites Entrée sur votre clavier pour aller à la ligne et collez à nouveau le code. Vous remarquerez qu’une ligne apparaît, elle délimite les deux procédures, car ce sont désormais deux macros différentes.
3. Modifiez les paramètres (A), remplacez le nom de l’image par chrono.jpg (B) et changez le nom de la macro par CHRONOPOST (C)
   
4. Votre nouvelle macro est désormais créée. Vous n’avez plus qu’à recréer un bouton, le renommer “CHRONOPORT”, lui affecter la macro “Import_logo_CHRONOPOST” et le tour est joué [Si vous avez bien suivi le tuto, tout cela vous savez maintenant le faire]

Pour en savoir plus et apprendre le Visual Basic, vous pouvez lire cet article sur la programmation VBA.

5 – Mise en pratique : entrainez-vous !

Les progrès faits en dix semaines, sans une pratique assidue, se perdent en trois jours.

Henri-Frédéric AMIEL

Vous pouvez télécharger le dossier avec les images et le fichier Excel vierge.

Je vous invite à recréer la macro UPS en suivant le tutoriel de cet article. Une fois que c’est fait, essayez par vous-même de recréer une macro et un bouton d’exécution pour la logo CHRONOPOST.

Je vous mets au défi de créer vos deux macros (UPS et CHRONOPOST) pour passer de l’état A à B, avec 2 boutons de commande, en moins de 10 secondes !!!

ETAT A	ETAT B

À vous de jouer !

6 – Optimisation avancée des macros

Utilisation de variables et de structures de contrôle

L’optimisation avancée de vos macros sur Excel nécessite une approche judicieuse. Pour cela :

• Utilisez des variables pour stocker temporairement des données, améliorant ainsi l’efficacité de la macro.
• Intégrez des structures de contrôle comme les boucles et les conditions pour gérer les flux d’exécution.

Ces techniques permettent d’optimiser vos macros en réduisant la consommation de ressources et en accélérant leur exécution.

Gestion des erreurs et débogage de vos macros

La gestion des erreurs est cruciale pour des macros robustes. Voici comment :

• Utilisez des instructions On Error pour anticiper et traiter les erreurs potentielles.
• Intégrez des messages informatifs pour faciliter le débogage.

Cela assure la stabilité de vos macros et simplifie la résolution des problèmes éventuels.

Conseils pour rendre vos macros efficaces et rapides

Pour garantir des macros efficaces et rapides, suivez ces conseils pratiques :

• Évitez les boucles excessives en optimisant les itérations.
• Minimisez l’utilisation de ressources externes pour accélérer l’exécution.
• Supprimez les étapes inutiles et simplifiez votre code.

Ces conseils vous permettront d’atteindre une performance maximale pour vos macros sur Excel.

7 – Bonnes pratiques et astuces pour vos macros

Documentation efficace de vos macros

La documentation efficace de vos macros sur Excel est essentielle pour assurer leur maintenance continue :

• Commentez chaque section du code pour expliquer sa fonction et son utilité.
• Incluez des notes sur les variables et les fonctions pour faciliter la compréhension.
• Créez une documentation externe détaillée pour référence future.

Cette documentation garantit que même après des mois, vous pouvez comprendre et mettre à jour facilement vos macros.

Gestion des mises à jour d’Excel et impact sur vos macros

La gestion des mises à jour d’Excel est cruciale pour éviter les problèmes de compatibilité :

• Testez vos macros après chaque mise à jour d’Excel.
• Adaptez le code si nécessaire pour garantir la compatibilité.
• Restez informé des changements dans les versions d’Excel.

Cela assure que vos macros continuent de fonctionner sans accroc malgré les évolutions d’Excel.

8 – Ce qu’il faut retenir

En explorant le monde des macros sur Excel, vous avez ouvert la porte à une nouvelle ère de productivité. Les astuces pour créer des macros efficaces vous permettront de maximiser votre temps et de simplifier vos tâches quotidiennes.

N’oubliez pas l’importance de la documentation pour une maintenance aisée et la gestion proactive des mises à jour d’Excel. L’optimisation avec l’utilisation judicieuse de variables et de structures de contrôle élève vos macros à un niveau supérieur d’efficacité.

L’intégration de macros dans vos projets Excel existants offre des perspectives infinies pour améliorer la productivité. En adoptant ces bonnes pratiques, vous rejoignez une communauté passionnée d’utilisateurs Excel.

Alors, prêts à libérer pleinement la puissance d’Excel ?

La réussite est désormais entre vos mains !

9 – Ressources supplémentaires

Pour compléter vos connaissance Excel sur le sujet, vous pouvez aussi lire les articles :

• Comment activer une macro Excel : guide complet !
• Apprendre à maîtriser la programmation VBA
• Comment figer une ligne ou une colonne sur Excel :  méthode pas à pas

10 – Les 5 questions les plus fréquentes

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