Fonction SI Excel : guide complet pour la maîtriser

Si il existait une fonction SI dans Excel, qui permettrait de renvoyer le résultat souhaitez en fonction de condition, ça serait top !

Aujourd’hui, intéressons-nous à l’une des fonctionnalités les plus populaires et utilisées d’Excel : j’ai nommé la fonction SI. [Oui, je me crois à une cérémonie des Grammy Awards, et alors ?]

La fonction SI d’Excel offre une flexibilité incroyable pour effectuer des calculs conditionnels et prendre des décisions en fonction des résultats. Dans cet article, nous explorerons en détail la syntaxe de la fonction SI Excel, les cas d’utilisation courants ainsi que des astuces et des exemples pratiques pour utiliser cette fonction de manière avancée.

Que vous soyez un débutant ou un utilisateur avancé d’Excel, maîtriser la fonction SI est essentiel pour exploiter pleinement le potentiel du logiciel.

1 – Comprendre la fonction SI dans Excel

Avez des “si”, on pourrait refaire le monde.

Proverbe français

[Ca parait un peu cliché, mais un peu à l’image de ce proverbe, la formule SI permet beaucoup de choses, vous allez voir. . . ]

=SI() : définition

La définition officielle de cette formule tel que le précise Excel est : “la fonction SI vérifie si la condition est respectée et envoie une valeur si le résultat d’une condition que vous avez spécifiée est VRAI, et une autre valeur si le résultat est FAUX”

[Pour être franc, je trouve cette définition plus compliquée que la formule elle-même. Je vais essayer de faire mieux, vous me direz si c’est plus clair]

Le fonctionnement de cette formule est assez simple. La fonction SI permet de réaliser un test logique (comparaison, calculs, inclusions…). Selon le résultat de ce test, la formule nous permet de définir deux cas possibles. Le premier cas, c’est la version où le test est validé (VRAI). Je peux donc décider du résultat à afficher si le test est conforme. Le second est le test non validé (FAUX), et je peux là aussi y attribuer une action spécifique.

Comment fonctionne la formule SI dans Excel ?

Une définition littérale est peut-être encore flou. Pour mieux comprendre, regardons comment la formule fonctionne.

Nous allons prendre un exemple simple d’une classe de 10 étudiants pour lesquels nous avons la note à leur dernier examen.

Imaginons que nous souhaitons attribuer automatiquement une mention “Validé” pour les étudiants dont la note est supérieure ou égale à 10, et la mention “Rattrapage” pour ceux qui n’ont pas eu la moyenne. Voici comment la formule SI fonctionnera dans ce cas :

1. Dans un premier temps, la formule va procéder à un test et compare le résultat de l’élève en question avec la moyenne de 10
2. Si la note de l’élève est supérieure à 10, la formule SI affichera alors la mention “Validé”
3. Si la note de l’élève est inférieure à 10, la formule SI renverra la mention “Rattrapage”

Pourquoi utiliser la fonction SI Excel ?

La fonction SI Excel est extrêmement polyvalente et peut être utilisée dans de nombreux cas de figure. Voici quelques cas courants d’utilisation de cette fonction :

1. Prise de décisions conditionnelles : La fonction SI permet de prendre des décisions conditionnelles en fonction de l’évaluation d’une expression logique. Vous pouvez définir des actions différentes à effectuer en fonction de la véracité d’une condition.
2. Calculs dynamiques : En utilisant la fonction SI, vous pouvez effectuer des calculs dynamiques en fonction de conditions spécifiques. Cela vous permet d’automatiser des calculs complexes et d’ajuster les résultats en fonction des variations des données.
3. Personnalisation des formules : La fonction SI offre une grande flexibilité pour personnaliser vos formules. Vous pouvez combiner plusieurs fonctions SI pour créer des expressions conditionnelles plus complexes, ce qui permet une personnalisation avancée des analyses.
4. Gestion des erreurs : La fonction SI peut être utilisée pour gérer les erreurs dans vos données. En spécifiant des conditions, vous pouvez anticiper les situations où les données peuvent être manquantes ou incorrectes, et définir des actions à prendre en conséquence.
5. Formatage conditionnel : La fonction SI est souvent utilisée en conjonction avec le formatage conditionnel. Cela vous permet de mettre en évidence visuellement certaines cellules en fonction de critères spécifiques, facilitant ainsi l’identification rapide de données importantes ou problématiques.

Bien sûr, ces exemples ne sont qu’une infime partie des utilisations possibles de la fonction SI Excel. Laissez place à votre créativité et vous pourrez l’utiliser dans n’importe quelle situation.

2 – Apprendre à utiliser la fonction SI dans Excel

Syntaxe de la fonction SI Excel

La fonction SI se définit de la manière suivante :

=SI(test_logique; [valeur_si_vrai]; [valeur_si_faux])

Les 3 paramètres et arguments de la fonction SI sont donc :

1. test_logique = ce paramètre est une expression de test logique qui fonctionne comme une question fermée laissant un choix de réponse parmi deux choix possibles : VRAI ou FAUX. Ce paramètre peut être une comparaison, une fonction logique ou tout autre test retournant un résultat booléen (deux états logiques : VRAI/FAUX ou 1/0).
2. [valeur_si_vrai] = est la valeur que la fonction SI renverra si le test logique est évalué VRAI.
3. [valeur_si_faux] = est la valeur que la fonction SI renverra si le test logique est évalué FAUX.

Les paramètres de résultats ( [valeur_si_vrai] et [valeur_si_faux] )peuvent être des valeurs numériques, des chaînes de caractères, des références de cellules ou des formules.

Paramètres de la fonction SI sur Excel

Il existe de nombreuses possibilités pour chacun des arguments de la fonction SI.

1. les test_logiques peuvent être de différents type :
   • Calculs mathématiques : addition (+), soustraction (–), multiplication (x), et division (/)
   • Comparaison de valeurs : égalité (=), infériorité (< ou ≤), supériorité (> ou ≥), différence (<>)
   • Inclusion dans d’autres formules : tout est VRAI (ET), au moins 1 VRAI (OU)
   • Formules plus complexes : formules SOMME(), MOYENNE() . . .
2. Les résultats possibles [valeur_si_vrai] ou [valeur_si_faux] peuvent, eux aussi, être de différentes natures :
   • Valeur numérique : chiffre ou nombre, entier ou nom, fraction . . .
   • Référence : référence d’une cellule (B2) ou une cellule nommée (indice_tva) . . .
   • Texte brut : comme pour notre exemple (“Validé” ou “Rattrapage“)
   • Inclusions dans d’autres formules : le résultat peut être composé d’zutres fonctions Excel (SOMME(), MOYENNE() . . .) et même d’autres fonctions SI()

Exemple concret : suivez le guide

Reprenons ensemble le premier exemple avec la note des étudiants et voyons la formule SI nécessaire :

=SI(B2>=10;”Validé”;”Rattrapage”)

Allez, décortiquons cela ensemble :

1. test_logique = B2>=10 : ici le test est une comparaison. Nous cherchons à savoir si la note de l’étudiant (18 en ligne 2) est supérieure ou égale à 10.
2. [valeur_si_vrai] = “Validé” : dans le cas où la note est bien supérieure ou égale à 10, le résultat à afficher sera le texte “Validé”
3. [valeur_si_faux] = “Rattrapage” : dans le cas où la note est inférieure à 10, le résultat à afficher sera le texte “Rattrapage”

Ainsi, pour avoir la mention pour chaque étudiant, il suffit simplement d’étendre la formule jusqu’en bas du tableau :

3 – Utilisez l’éditeur de formule pour maîtriser la fonction SI

Pour plus de facilité et de lisibilité dans la création de votre formule SI, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’Excel ”Insérer une fonction” :

1. Placez-vous dans la cellule de résultat souhaité, ici C3
2. Allez ensuite dans l’onglet “Formule” du ruban principal Excel
3. Ensuite, cliqué sur la petite flèche (v) à droite de “Logique” pour ouvrir le menu déroulant
4. Sélectionné ensuite la fonction “SI” dans la liste déroulante
   
5. Renseigner les différents arguments de la fonction pour concevoir celle-ci de manière à trouver le résultat souhaité.
6. Pour finir, cliquez sur “OK” et le résultat s’affichera en cellule C3
   

5 – Les erreurs fréquentes à éviter avec la fonction SI Excel

La fonction SI est puissante, mais comme toutes formules, elle nécessite une maîtrise totale pour éviter les erreurs.

Erreur de syntaxe dans la formule SI Excel

Une erreur de syntaxe peut se produire si vous ne respectez pas la structure de la formule SI Excel. Il est essentiel de bien comprendre comment écrire la formule pour éviter ce type d’erreur. Pour rappel, voici les éléments clés à respecter :

• La formule doit commencer par “=SI(“.
• Les arguments doivent être séparés par des points-virgules.
• Les conditions doivent être écrites entre guillemets (“”).
• Les valeurs à renvoyer doivent être incluses entre parenthèses.
• La formule doit se terminer par une parenthèse fermante “)“.

Référence de cellule incorrecte

Une autre erreur fréquente est de faire référence à des cellules incorrectes dans votre formule SI. Cela peut se produire si vous avez déplacé vos données ou si vous avez modifié la structure de votre feuille de calcul, sans mettre à jour vos formules. Il est donc important de vérifier régulièrement la validité des références de cellules utilisées dans vos formules SI.

Utilisation de comparaisons incompatibles

Il est essentiel de s’assurer que les comparaisons effectuées dans la formule SI sont compatibles. Par exemple, si vous comparez un texte avec un nombre, cela peut causer des erreurs. Veillez à ce que les types de données utilisées dans vos comparaisons soient cohérents pour obtenir des résultats précis.

Oubli de la gestion des erreurs de la fonction SI sur Excel

Une autre erreur fréquente est de faire référence à des cellules incorrectes dans votre formule SI. Cela peut se produire si vous avez déplacé vos données ou si vous avez modifié la structure de votre feuille de calcul, sans mettre à jour vos formules. Il est donc important de vérifier régulièrement la validité des références de cellules utilisées dans vos formules SI.

Utilisation excessive de formules SI imbriquées

Il est possible [et très tentant] d’imbriquer de nombreuses formules SI les unes dans les autres pour gérer des conditions complexes. Cependant, cela peut rendre vos formules difficiles à lire et à entretenir. Il est recommandé de garder vos formules SI aussi simples que possible en utilisant d’autres fonctions Excel telles que SI.CONDITION pour gérer des conditions multiples de manière plus claire.

Absence de protection contre les références circulaires

Si vous utilisez la fonction SI dans des formules qui se réfèrent également à la même cellule, cela peut entraîner des références circulaires. Cela peut causer des problèmes lors du calcul des valeurs et rendre vos formules instables. Pour éviter cela, il est recommandé de comprendre et de gérer correctement les scénarios de références circulaires.

Incohérence dans les valeurs à renvoyer

Une autre erreur fréquente est de faire référence à des cellules incorrectes dans votre formule SI. Cela peut se produire si vous avez déplacé vos données ou si vous avez modifié la structure de votre feuille de calcul, sans mettre à jour vos formules. Il est donc important de vérifier régulièrement la validité des références de cellules utilisées dans vos formules SI.

6 – Astuces et conseils pour optimiser l’utilisation de la fonction SI Excel

La fonction SI est l’une des fonctions les plus utilisées dans Excel et offre de nombreuses possibilités pour effectuer des calculs conditionnels. Voici quelques astuces et conseils qui vous aideront à optimiser votre utilisation de la fonction SI :

1. Utilisez des opérateurs logiques : En plus de la simple comparaison entre des valeurs, la fonction SI vous permet d’utiliser des opérateurs logiques tels que ET, OU et NON. Cela vous permet d’effectuer des calculs plus complexes en combinant plusieurs conditions.
2. Utilisez des plages de cellules : Au lieu de comparer des valeurs individuelles, vous pouvez également comparer des plages de cellules. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction SOMME.SI pour additionner uniquement les cellules qui répondent à certaines conditions.
3. Utilisez des fonctions imbriquées : Vous pouvez imbriquer plusieurs fonctions SI pour effectuer des calculs encore plus élaborés. Par exemple, vous pouvez utiliser une fonction SI imbriquée à l’intérieur d’une autre fonction SI pour traiter différents scénarios.
4. Utilisez des fonctions autres que SI : Bien que la fonction SI soit très utile, il existe d’autres fonctions Excel qui peuvent vous aider à effectuer des calculs conditionnels plus spécifiques, comme les fonctions SI.MULTIPLE, SI.ERREUR, SI.CONDITIONS, etc. N’hésitez pas à explorer ces autres fonctions pour gagner du temps et rendre vos formules plus précises.
5. Utilisez des références absolues : Si vous copiez une formule contenant la fonction SI vers d’autres cellules, veillez à utiliser des références absolues et des références mixtes pour certaines cellules de la formule. Cela permettra de garder les mêmes conditions de calcul lors de la copie, ce qui évitera les erreurs.

7 – Fonction SI imbriquée et utilisation de plusieurs conditions

Parfois, vous pouvez avoir besoin d’effectuer des tests plus complexes en utilisant plusieurs conditions imbriquées. C’est ce que nous allons voir dans cette partie.

La fonction SI imbriquée consiste à utiliser plusieurs fonctions SI à l’intérieur d’une même formule. Ainsi, selon les résultats de chacune des conditions, différentes valeurs seront renvoyées. La syntaxe pour imbriquer des fonctions SI est simple, il suffit d’ajouter une nouvelle fonction SI dans le critère [valeur_si_faux]. Voici un exemple de syntaxe pour 3 fonctions SI imbriquées :

=SI(test_logique; [valeur_si_vrai]; SI(test_logique; [valeur_si_vrai]; SI(test_logique; [valeur_si_vrai]; [valeur_si_faux])))

• En vert la première fonction SI
• En bleu la seconde fonction SI (qui est la valeur_si_faux de la 1ère fonction SI)
• En rouge la troisième fonction SI (qui est la valeur_si_faux de la 2ème fonction SI)

Il est possible d’imbriquer autant de fonctions SI que nécessaire. Il suffit de répéter la structure SI(condition; valeur_si_vrai; valeur_si_faux) à l’intérieur de chaque [valeur_si_faux]. Mais comme vous le voyez sur la formule ci-dessus, cela peut vite être compliqué de s’y retrouver [et attention aux parenthèses, on s’y perd très, très vite !].

Exemple concret d’imbrication formules SI

Reprenons notre exemple précédent et maintenant essayons de définir une mention précise selon les critères ci-dessous :

Voici le formule qui en découle pour automatiser les mentions pour toute la classe :

=SI(B2<$F$2;$E$2;SI(B2<=$F$3;$E$3;SI(B2<=$F$4;$E$4;$E$5)))

Astuce de pro pour la fonction SI sur Excel

• Ici nous avons imbriqué 3 formules SI pour gérer 4 critères différents. Quand les 3 premières conditions sont traitées, pour la mention “Très bien” il n’est plus nécessaire de recréer une fonction SI. En effet, si la note est ni inférieure à 10, ni inférieure à 14, ni inférieure à 16, elle est forcément comprise entre 16 et 20. Il suffit alors de placer le résultat souhaité en argument [valeur_si_faux] de la troisième fonction SI.
• Dans le cas où vous imbriquez plusieurs fonctions où que votre formule est longue, je vous invite à l’écrire comme un code de programmation. Dans les langages de programmation, comme le VBA sur Excel, il est important de faire ressortir les niveaux de hiérarchie pour pouvoir s’y retrouver. Vous pouvez faire de même ici en allant à la ligne dans la barre de formule (raccourci Alt + Entrée) à chaque nouvelle fonction et en décalant avec espace. Pour agrandir la barre de formule, placé vous à son contour bas est quand vous voyez apparaître une double flèche, cliquez et agrandissez le fenêtre de visualisation.
  

8 – Ce qu’il faut retenir

La fonction SI Excel est un atout essentiel pour tout utilisateur souhaitant effectuer des calculs conditionnels et des analyses de données avancées. En connaissant les différentes possibilités offertes par la fonction SI Excel et en évitant les pièges courants, vous êtes maintenant en mesure d’exploiter pleinement son potentiel pour améliorer votre productivité et prendre des décisions éclairées.

Bonne application de cette formule incroyable dans votre travail ou votre quotidien !

[Je vous laisse avec une très belle citation dans le thème de cet article]

“Si la matière grise était plus rose, le monde aurait moins les idées noires.”

Pierre DAC

9 – Les 5 questions les plus fréquentes​

10 – Ressources supplémentaires

Pour compléter vos compétences Excel autour de la fonction SI, vous pouvez aussi lire les articles :

• fonction SIERREUR
• RECHERCHEV