Vous avez surement déjà utilisé une liste déroulante dans Excel.
Vous avez trouvé ça super pratique, mais vous ne savez pas comment en créer ? Pas de soucis, nous allons voir cela ensemble.
Excel est un outil puissant qui peut considérablement améliorer votre productivité au travail ou dans votre quotidien. Une compétence essentielle dans Excel est la création de listes déroulantes dans les cellules.
[Ca serait quand même bien pratique un liste déroulante qui sort de l’écran en papier et que l’on puisse parcourir à la main.]
Cette fonctionnalité vous permet d’organiser, de simplifier et de préciser les données que vous entrez. Dans ce guide étapes par étapes, nous allons vor ensemble comment faire un menu déroulant sur Excel de manière simple.
Que vous soyez un novice sur Excel, un étudiant souhaitant améliorer ses compétences ou un professionnel en quête d’efficacité, cet article est fait pour vous !
1 – Comprendre les listes déroulantes
Les listes déroulantes sont des outils essentiels dans Excel, car elles permettent de contrôler plusieurs données que vous saisissez dans une seule cellule. Un utilisateur lambda peut alors sélectionner une option à partir d’une liste prédéfinie. Mais avant de plonger dans la création de listes déroulantes, il est important de bien les comprendre.
Qu’est-ce qu’une liste déroulante dans Excel ?
Une liste déroulante est un menu déroulant d’options préétablies que vous pouvez sélectionner dans une cellule. Cela signifie que vous n’aurez pas à taper manuellement les données mais simplement à sélectionner dans une liste de choix limités.
Avantages de l’utilisation des listes déroulantes
Les listes déroulantes offrent plusieurs avantages :
- Organisation : structurer vos données de manière claire.
- Précision : minimiser les erreurs de saisie.
- Efficacité : accélérer le processus de saisie des données.
- Homogénéité : améliorer la cohérence de vos feuilles de calcul.
Exemples d’utilisation
Les listes déroulantes sont polyvalentes et peuvent être utilisées dans de nombreuses situations. Voici quelques exemples d’utilisations les courantes :
- Gestion des stocks.
- Sélection de produits ou de services.
- Suivi de projets
- Saisie de catégories ou de statuts d’avancements
2 – Préparer vos données
Avant de créer une liste déroulante, vous devez vous assurer que vos données sont prêtes. Voici comment préparer vos données pour une utilisation efficace des listes déroulantes :
Types de données compatibles
Les listes déroulantes conviennent à divers types de données, notamment :
- les valeurs numériques
- les dates
- les textes
- et bien plus encore…
Organisez vos données
Assurez-vous que vos données sont organisées de manière structurée et logique. Par exemple, si vous créez une liste déroulante pour les régions, ayez une colonne distincte qui répertorie toutes les régions nécessaires par la suite. Vous pouvez le faire dans une autre feuille de calcul ou sur la même feuille, mais ailleurs que dans la cellule où vous souhaitez insérer la liste déroulante.
3 – Créer une liste déroulante
Vous êtes maintenant prêt à créer votre liste déroulante dans Excel. Suivez ces étapes simples :
Sélectionner la cellule de destination
La première étape consiste à sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer la liste déroulante. Cette cellule peut être n’importe où dans votre feuille de calcul, en fonction de l’endroit où vous avez besoin de collecter des données. Dans l’exemple on se place en cellule A2, car nous voulons créer un menu déroulant pour choisir un pays :
Accéder à la fonction “Validation des données”
Après avoir sélectionné la cellule, rendez-vous dans l’onglet “Données” du ruban. Ensuite, cliquez sur “Validation des données” pour ouvrir la fenêtre de configuration.
Configurez la liste déroulante
Dans la fenêtre de “Validation des données“, vous verrez plusieurs onglets. Sélectionnez l’onglet “Options“. Dans la liste déroulante de choix proposé dans les “Critères de validation“, vous devrez choisir “Liste” dans le menu déroulant “Autoriser :”. C’est ici que vous spécifiez à Excel que vous voulez que la cellule A2 soit un menu déroulant.
Spécifiez la source
Pour préciser le contenu de votre future liste déroulante, vous avez deux possibilités :
- Listez vos éléments en renseignant simplement les données en les séparant par des virgules (ou des point-virgules, selon la configuration de votre ordinateur)
- Spécifiez la plage de cellules qui contient les éléments que vous souhaitez inclure dans votre liste déroulante. Vous pouvez soit sélectionner la plage de cellule à l’aide de votre curseur, ou la saisir manuellement au clavier (par exemple, A1:A10).
Valider le menu déroulant
Cliquez sur “OK” en bas à droite de la fenêtre “Validation des données” et instantanément, votre menu déroulant est désormais accessible dans la cellule A2. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur le petit carré à droite de la cellule pour accéder à la liste et faire votre choix en cliquant sur l’élément souhaité :
4 – Astuces avancées : Personnalisez votre liste déroulante
Message de saisie (facultatif)
Vous pouvez personnaliser davantage votre liste déroulante en affichant un message dès que vous cliquez sur la cellule comportant votre liste déroulant . Rendez-vous dans l’onglet “Message de saisie” de la fenêtre “Validation des données”, renseignez le titre de votre message dans en dessous “Titre :” et le contenu de votre message dans la zone “Message de saisie” puis cliquez sur “OK” :
Alerte d’erreur (facultatif)
Vous pouvez également afficher un message d’erreur si vous renseignez une valeur différente de la liste. Pour cela, allez dans l’onglet “Alerte d’erreur” de la fenêtre “Validation des données”. Sélectionnez ensuite le logo à afficher, puis renseignez le titre de votre message dans en dessous “Titre :” et le contenu de votre message dans la zone “Message d’erreur” puis cliquez sur “OK” :
5 – Points importants à savoir
- Copier/coller votre liste déroulante : si vous avez besoin de la même liste déroulante dans plusieurs cellules, vous pouvez la copier, le contenu de la liste déroulante sera conservé.
- Utiliser les données de votre liste déroulante : lorsque vous sélectionnez une option dans la liste déroulante, la cellule affiche cette valeur. Vous pouvez ensuite utiliser ces données comme vous le souhaitez dans votre feuille de calcul et dans des formules
- Vos menus déroulants sont des listes déroulantes dynamiques : si vous changez une valeur dans la plage de cellule définie comme source du menu déroulant, quand vous retournez dans la cellule avec le menu, vous pourrez sélectionner cette nouvelle valeur.
- Lier plusieurs listes déroulantes : pour une expérience utilisateur fluide, vous pouvez lier des listes déroulantes entre elles. Par exemple, la sélection d’une catégorie dans une liste peut influencer les options disponibles dans une autre liste. (mais c’est une fonction avancée que nous verrons dans un prochain article dédié)
6 – Dépannage et erreurs courantes
Même avec toutes les précautions du monde, il peut y avoir des problèmes. Voici comment résoudre les erreurs courantes liées aux listes déroulantes :
Problème 1 : La liste déroulante ne s’affiche pas correctement
Si vous avez créé une liste déroulante mais qu’elle ne s’affiche pas lorsque vous cliquez sur la cellule, vérifiez les étapes suivantes :
- Assurez-vous que la plage spécifiée comme source pour la liste déroulante est correcte et ne contient pas d’erreur de saisie.
- Vérifiez que la cellule dans laquelle vous avez créé la liste déroulante est active (sélectionnée).
- Assurez-vous qu’aucun filtre n’est actif dans la colonne ou la ligne de la cellule de destination, car cela peut affecter l’affichage de la liste déroulante.
Problème 2 : Les options de la liste déroulante sont incorrectes
Si les options de la liste déroulante ne correspondent pas à ce que vous avez défini comme source, vérifiez les points suivants :
- Assurez-vous que la plage source ne contient pas de doublon. Excel ignore les doublons par défaut, mais si cela ne correspond pas à vos attentes, désactivez cette option.
- Revérifiez la plage source et assurez-vous qu’elle est correctement spécifiée dans la configuration de la liste déroulante.
Problème 3 : La liste déroulante ne fonctionne pas sur d’autres feuilles
Si vous avez créé une liste déroulante sur une feuille de calcul et qu’elle ne fonctionne pas sur une autre, vérifiez les éléments suivants :
- Assurez-vous que la plage source est correctement référencée dans la feuille de calcul où vous souhaitez utiliser la liste déroulante.
- La plage source doit être accessible depuis toutes les feuilles de calcul où vous prévoyez d’utiliser la liste déroulante.
Problème 4 : La liste déroulante est trop longue pour s’afficher entièrement
Si votre liste déroulante comporte de nombreuses options et ne s’affiche pas entièrement, vous pouvez utiliser la barre de défilement qui apparaît à côté de la liste pour naviguer. Vous pouvez également agrandir la cellule de destination pour afficher plus d’options à la fois.
7 – Ce qu’il faut retenir
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour créer des listes déroulantes efficaces dans Excel. Ces outils simples peuvent grandement améliorer la gestion de vos données et vous faire gagner un temps précieux.
N’hésitez pas à pratiquer et à explorer les astuces avancées pour devenir un véritable expert des menus déroulants sur Excel !
8 – Les 5 questions les plus fréquentes
- Q1. Pourquoi devrais-je utiliser des références absolues ou relatives ?
Pour créer une liste déroulante avec des options dynamiques, utilisez des tables Excel et définissez votre plage source en fonction de ces tables. Ainsi, vos options de liste déroulante s’ajusteront automatiquement en fonction des données ajoutées ou supprimées.
- Q2. Comment puis-je créer des listes déroulantes en cascade, où la sélection dans une liste influence les options d’une autre liste ?
Pour créer des listes déroulantes en cascade, utilisez la validation des données avec des plages sources dépendantes. Cela permettra à la sélection dans une liste de filtrer les options disponibles dans une autre liste. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez la liste déroulante.
- Q3. Y a-t-il des limites à la taille ou au nombre d’options dans une liste déroulante ?
En théorie, vous pouvez avoir un grand nombre d’options dans une liste déroulante, mais il est essentiel de garder à l’esprit la convivialité. Trop d’options peuvent rendre la liste déroulante peu pratique. Si vous avez un grand nombre d’éléments, envisagez d’utiliser des listes déroulantes dynamiques ou de recherche.
- Q4. Comment puis-je supprimer une liste déroulante d’une cellule Excel ?
Pour supprimer une liste déroulante d’une cellule Excel, sélectionnez la cellule, accédez à l’onglet “Données”, cliquez sur “Validation des Données”, puis choisissez “Effacer tout” dans les options de validation des données, puis “OK”.
- Q5. Comment créer une plage de données dynamique ?
Oui, les listes déroulantes sont prises en charge sur la plupart des versions d’Excel, y compris les versions plus anciennes. Cependant, certaines fonctionnalités avancées peuvent ne pas être disponibles dans les versions plus anciennes.
J’espère que cet article vous a aidé à comprendre et à maîtriser la création de listes déroulantes dans Excel. N’hésitez pas à explorer, pratiquer et personnaliser vos listes déroulantes pour les adapter à vos besoins spécifiques. Bonne utilisation d’Excel !
9 – Ressources supplémentaires
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